เวลาเข้ามาเป็นปัจจัยสำคัญของสารสนเทศและการสื่อสารทุกประเภท นั่นคือ ทฤษฎีสารเวลา (The Infotime Theory) ทฤษฎีเส้นทางที่ปราศจากการเวลา มีส่วนช่วยสนับสนุนให้เกิดกระบวนทัศน์ล้ำสมัยและแนวอนาคต (ultramodernist and futuristic paradigm)
ทฤษฎีสารเวลามาจากการวิจัยเชิงทดลองทางความคิด (thought experiment) บนพื้นฐานความคิดเชิงองค์รวม และความรู้ทางนิเทศศาสตร์ มนุษศาสตร์ สังคมศาสตร์ และวิทยาศาสตร์ทุกแขนง ได้รับแรงบันดาลใจจากแนวคิดทฤษฎีของพระพุทธองค์ ไอน์สไตน์ ดาร์วิน ฟรอยด์ ชรามม์ วีเนอร์ คาปรา โชปรา และโดยเฉพาะอย่างยิ่งสตีเฟน ฮอว์คิง (Stephen Hawking) ในหนังสือเรื่อง “A Brief History of Time” (1990)
ตามทฤษฎีสารเวลาสาร (Information) หมายถึงทุกสรรพสิ่งในเอกภพ คือสารทางกายภาพ (Physical Information) สารทางชีวภาพ (Biological Information) สารทางสมอง (Brain Information) และสารนอกร่างกาย (Extrasomatic Information) หรือสารสังคม (Social Information)
การสื่อสาร คือการสร้างสภาพร่วมระหว่างผู้สื่อสาร (commonness-making) หรือการสร้างความเป็นหนึ่งเดียว (oneness-making) ของทุกสาร นับตั้งแต่อะตอม โมเลกุล ดาวฤกษ์ กาแล็กซี่ หรือดาราจักร ดาวเคราะห์ ชีวิต สังคม มาจนถึงองค์กร
ไม่อาจปฏิเสธได้ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ สามารถสร้าง การสื่อสารเป็นกระบวนการพลวัต
ของความเชื่อมโยงติดต่อระหว่างกัน (dynamic process of intyerconnectedness) ที่ก่อให้เกิดสารหรือระบบ (information or system)
แสดงให้เห็นได้จากทฤษฎีเวลาทั้งในทางวิทยาศาสตร์ มนุษยศาสตร์ และสังคมศาสตร์ พบว่าการสื่อสารอย่างเดียวไม่พอที่จะเกิดให้เกิดระบบได้ ระบบต้องมีกระบวนการเปลี่ยนแปลงโดยตลอด (perpetual change)
ในโลกโลกาภิวัต (globalization) ทุกระบบหรือทุกสารจึงต้องมีเวลาเป็นองค์ประกอบที่จะขาดเสียมิได้ เรียกรวมเสียใหม่ว่า สารเวลา หรือ Infotime... สารคือโครงสร้างและกระบวนการก็คือ เวลา ซึ่งจะต้องรวมกันเป็นหนึ่งเดียว
ในที่นี้จะยกตัวอย่างการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับการพัฒนาและบริหารโรงแรม ในโลกโลกาภิวัต (globalization)
ระบบประมวลผลรายการ (TPS = Transaction processing Systems) สำหรับโรงแรม
ถือได้ว่าระบบประมวลผลรายการ(TPS) สามารถจุดแข็ง (Strength) และสร้างความโดดเด่นให้แก่ธรุกิจโรงแรมก็ว่าใด้ เพราะหัวใจของธุรกิจการโรงแรมคือการ"ให้บริการ" การให้บริการที่รวดเร็วและแม่นยำจะสามารถสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าได้เป็นอย่าง โดยระบบTPS ภายในธุระกิจโรงแรมสามารถแบ่งได้ดังนี้
- TPS สำหรับให้บริการลูกค้า ระบบ Service online ซึ่งสามารถจองห้องพัก ระบบสมาชิกของโรงแรม เพื่อสร้างสิทธิพิเศษและคืนกำไรให้แก่ลูกค้า การบริการอาหารเครื่องดื่ม และบริการเสริมต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการของโรงแรม
- TPS สามารถเพิ่มศักยภาพในการในการทำงานให้แก่บุคลากรภายใน ระบ การจัดการตารางการทำงาน ระบบสั่งซื้อวัถุดิบและเครื่องดื่ม ระบบจัดการสวัสดิการพนักงาน เป็นต้น
ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS=Human Resource Information System)
HRIS เป็น ถือเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล ในธุรกิจโรมแรม โดยใช้ฐานข้อมูลที่เพื่อเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงาน (บัญชีรายชื่อพนักงานและทักษะและขีดความสามารถของพนักงานภายในองค์กร)เป็นระบบที่สร้างขึ้นเพื่อเป็นเครื่องมือการบริหารจัดการเทคนิค(Technical)การควบคุม(Control)บุคลากร และใช้เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและสภาพการทำงานของพนักงาน
HRIS สามารถเก็บข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่ ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนประจำ ผลกำไร การขาดงาน และวันลาพัก ข้อมูลการพัฒนาการบริหารซึ่งพิจารณาการฝึกอบรมและการพัฒนาที่จำเป็น ระดับการจ้างที่เพียงพอ หรือทักษะต่าง ๆ ที่มีประสิทธิผลที่สุดของทีมงาน
HRISติดตามทักษะและประสบการณ์ของพนักงานทุกคนจะสามารถเฝ้าติดตามและประเมินการพัฒนาการบริหารได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยฝ่ายบริหาร การตัดสินใจวางแผนที่มีประสิทธิผลและการกำหนดการฝึกอบรมและการพัฒนาที่จำเป็นโดยเหมาะสมกับเวลาเพื่อพิจารณาว่าทักษะของแต่ละบุคคล( Human skills ) เพื่อช่วยให้สามารถเลือกบุคคลได้ถูกกับงานโดยเหมาะสมกับงานเวลาค้นหาพนักงานที่มีทักษะเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ว่าซึ่งจะช่วยลดเวลาค่าใช้จ่ายในการหาคนเข้าตำแหน่งจากภายนอกในเมื่อมีผู้มีคุณสมบัติอยู่แล้วได้และเพิ่มขีดความสามารถ (Competency)สูงสุดในการทำงานตามหน้าที่ ที่เหมาะสมสูงสุด
HRIS ที่พึงมีในการบริหารจัดการโรงแรม
- ระบบข้อมูลบุคคลากร ประวัติการทำงานประวัติทางการแพทย์ ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลการปันผล ข้อมูลประเมินการปฏิบัติงาน ข้อมูลการสรรหาและคัดเลือกข้อมูลการขาดงาน ข้อมูลการร้องทุกข์ ข้อมูลการสำรวจทัศนคติสำหรับองค์กร และพนัักงานด้วยกันเอง
- ระบบบัญชีเงินเดือน สถิติและสรุปเงินเดือนแยกตามฝ่าย ปี เดือน การจ่ายเบี้ยเลี้ยงแยกตามฝ่าย อายุ ความสามารถในการปฏิบัติงาน ทักษะงาน
- ระบบวิเคราะห์ตารางการทำงาน บันทึกจำนวนวันทำงาน ความเฉื่อยชา การลาป่วย วันลาพักผ่อน วันหยุด สารสนเทศนี้จะสามารถสรุปเป็นห้วงระยะเวลาเฉพาะได้ มีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มการขาดงาน เช่น สามารถพิจารณาว่าจะมีการขาดงานมากที่สุดในแผนกเฉพาะ กลุ่มอายุ กลุ่มบุคคลได้ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะสามารถให้ความสนใจเฉพาะที่จะขจัดสาเหตุและแก้ไขปัจหาที่เกิดขึ้นได้
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ( MIS = Management Information Systems )
MIS สำหรับการบริหารจัดการโรงแรมนั้น เป็นการรวบรวมข้อมูล Transaction processing Systems (TPS) เพื่ออำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการ วางแผน ควบคุมการทำงาน ส่งการและให้ข้อมูลข่าวสาร ของโรงแรมให้กับลูกค้าผู้มาใช้บริการ สร้างภาพลักษณ์แสดงสถานะความเติบโตของบริษัท(ในกรณีนำธุรกิจโรงแรมเข้าตลาดหลักทรัพย์)
MIS จะมีการเชื่อมโยงจากสาขาต่างๆ และเชื่อมโยงการจัดเก็บข้อมูล เพื่อความง่ายต่อการรักษา จัดเก็บ การนำไปใช้ ควาามเป็นปัจจุบัน และความถูกต้องของข้อมูลและนำไปใช้ในการสนับสนุนกระบวนการตัดสินใจซึ่งจะกล่าวต่อไปในหัวข้อของ DSSและ ESS
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS = Decision Support System )
DSS จะสามารถช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของการบริหารจัดการโรงแรมได้อย่างไร ?
การตัดสินใจในการปฏิบัติงานและการบริหารงานได้นั้น ต้องสร้างข้อได้เปรียบเชิงธุรกิจ เชิงกลยุทธ์ และนโยบาย ดังนั้น การตัดสินใจต้องมีความ ถูกต้อง(It must be accurate) ทันเวลา (It must be timely) และ ต้องมีสารสนเทศที่สมบรูณ์ (It must be contense) คลอบคลุม
DSS ของระบบบริหารจัดการโรงแรมจะนำข้อมูลที่ต้อง การจากระบบประมวลผล
รายการ (TPS) และ ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS=Human Resource Information System) เพื่อมาสนันสนุนการตัดสินใจ เสนอทางเลือกและลดความไม่แน่นอนในการตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจ โดยสามารถแบ่งDSS เพื่อการบริหารจัดการโรงแรมได้ดังนี้
- ระบบวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis System) ดึงข้อมูลที่ได้จาก TPS มามาจัดเรียงข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ยอดการจอง,จำนวนรายได้,จำนวนลูกค้าที่มาเข้าพัก,ข้อมูลการเลือกใช้บริการภายในโรงแรม ข้อมูลการสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า
- ระบบวิเคราะห์สารสนเทศ (Information Analysis System) นำข้อมูลที่ที่ผ่านการประมวลผลมาวิเคราะห์ร่วมกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน เช่น พฤติกรรมผู้บริโภค(ข้อมูลจากมาพฤติกรรมการเลือกใช้บริการภายในโรงแรมของลูกค้า )การคำนวณยอดผู้เข้าพักล่วงหน้า ความพึงพอใจของลูกค้า มาวิเคราะร่วมกับ HRISในการวิเคราะห์แรงงาน การตัดสินใจ ในการบริหารจัดการบุคลากรเข้าทำงานให้ได้ประสิทธิภาพ
- แบบจำลองด้านการบัญชี (Accounting Model) ใช้งานด้านการวางแผนและจัดทำงบประมาณ โดยคำนวณข้อมูลเพื่อประเมินผลลัพธ์โดยใช้ข้อกำหนดทางบัญชี เช่น อัตราเงินเฟ้อ รายได้ และรายจ่ายในอนาคต หนี้สิน อัตราของสินทรัพย์ทั้งหมดที่มีอยู่ในธุรกิจโรงแรม (ในกรณีเพื่อวิเคราะห์วงเงินต้องการกู้จากธนาคารเพื่อการดำเนินธุรกิจ และอัตราของสินเชื่อที่มีอยู่ในปัจจุบัน)
เห็นได้ว่า DSS ทำให้ ผู้บริหาร,ผู้จัดการแต่ละฝ่ายหรือแผนกที่ทำงานอยู่ในโรงแรม สามารถเรียนรู้ ทำความเข้าใจ แก้ไขและตัดสินใจปัญหาในการปฏิบัติงานได้ตามความเหมาะสมและสอดคล้องกับสถานการณ์
ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (ESS = Executive Suport Systems)
ESS จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงภายในกิจการโรงแรมซึ่งใช้ในการวางแผนกลยุทธ์หรือแผนการดำเนินงานระยะยาว ผู้บริหารจำเป็นต้องรู้ข้อมูลเชิงลึก เพื่อนำมาตรวจสอบ วิเคราะห์ สรุป ผลดี ผลเสีย และผลกระทบที่จะเกิดขึ้นหลังจากการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ในการดำเนินธุรกิจ
ESS สำหรับบริหารจัดการโรงแรมนั้น เป็นระบบข้อมูลสรุปจากภายในและภายนอกของกิจการโรงแรม เช่นข้อมูลเกี่ยวกับ ตัวบ่งชี้ผลการปฎิบัติงานรายได้โดยรวมและปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะเป็นข้อมูล เรื่องการเปลี่ยนแปลงอัตราภาษี กฎหมาย นโยบายของภาครัฐที่ให้การสนับสนุน วิเคราะห์แนวโน้วของตลาดการท่องเที่ยว แนวโน้วความเติบโตของตลาดการท่องเที่ยว การประเมินคู่แข่ง การกำหนดกลยุธ์ต่างๆเพื่อสร้างส่วนแบ่งทางการตลาดให้มีปริมาณเพิ่มขึ้น ความเติบโตของสภาพเศรษกิจที่ส่งผลกระทบจากธุรกิจโรงแรม
ESS ต้องมีความง่ายต่อการประเมินกลยุทธและการใช้งานโดยโรงแรมอาจนำข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลจากฐานข้อมูล ของการท่องเที่ยวแห่งประเทศไทย ข้อมูลของกระทรวงพานิชย์ ข้อมูลการดำเนินธุรกิจในแต่ละสาขา นำมาสนับสนุนในการตัดสินใจในการกำหนดนโยบายของและกลยุทธ์โรงแรมในแต่ละไตรมาส เป็นต้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น